Q：如何才能让公司采购变得更为有效呢?
A：有些公司设有一个专门的部门，负责购买设备和材料;另外一些公司将采购任务赋予内部的关键员工。弄清楚哪一种类型最适合你的公司，可能是简化流程和减少浪费的一个重要因素。
你需要确保数字的准确无误。你的会计制度应该捕捉到成本，并将其报告出来，这其中包括采购的内容。这种方式可使你能够衡量并有效控制成本。
我曾经帮助过一家小型制造商，它将所有的采购都一次性地划分到直接或间接的成本名目之中。在公司刚刚起步的时候，这是不错的做法。但是在公司壮大之际，他们发现识别和衡量CYE这些成本的组成部分是必须的，因为这样他们就能更好地与供应商达成交易。一年之后，我为其安装了更强大的会计科目表，帮助他们将成本降低了20万美元之多，这个数字高于会计变动所带来的应付费用以及增聘一名采购雇员的成本。
你公司的需求越复杂，成立专门的采购部门的重要性就越大。如果你对以下问题中的任何一个给出肯定的答案，你就需要成立专门的采购部门：
做出采购行为时，你是否会评估行情信息?
你是否每季度或每年度就某一个项目，同你的每个供应商洽谈合同?
你是否会跟踪每个供应商的表现，以确保他们准时发货，按正确的方式开出发票?
在评估公司材料或与供应商沟通关注事宜、具体规格时，是否要求采购人员具备一定程度的专业经验和知识?
你购买的材料的质量是否决定公司产品的质量标准?
通过一种精明的方式设立采购部门，将避免重复工作，并在大额采购时，通过减少运费的方式，降低成本。而且，建立一支专门的团队，可以与那些在你需要发生临时变化或紧急订单增加的时候，可以灵活应变的供应商发展合作关系。
作为一位小企业主，必须同时管理产品、员工、销售以及市场营销等方面的工作。或许是时候设立一名专职采购员了，由其花时间接近每一个CYE供应商，从而为公司获得最好的交付服务、质量、价格及付款条款。( 译| 李桂祥)
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节省采购成本的两个小技巧
善待关键供应商
在我曾经工作过的一家印刷公司里，我们小心维护与纸张供应商的关系，为他们及时支付款项，并与其保持定期的沟通。当“洛阳纸贵”之际，我们能够得到供应，而这是我们的竞争对手无法做到的。
设立“采购卡”
为公司设立一个单独的信用卡或账户，这可以将一切业务往来置放在一张票据之中，而不论买家是谁，都便于跟踪。
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